Welche Unterlagen sind für die Betriebsübergabe nötig?

Das Wichtigste auf einen Blick

Vier Gruppen tragen die ÜbergabeRecht und Register, Finanzen und Steuern, Verträge, Personal.
KernbestandHandelsregisterauszug, Gesellschaftsvertrag, Bilanzen der letzten drei Geschäftsjahre.
Nach § 613a BGB sind die Beschäftigten über den Betriebsübergang zu unterrichten.
Bezugsquellen für Muster und AuskünfteIHK, Steuerberaterkammer, Notar, Handelsregister.
Ein Unterlagenverzeichnis mit Fristen verhindert Lücken kurz vor der Beurkundung.

Vier Unterlagengruppen und typische Dokumente

Gruppe	Typische Dokumente	Bezugsquelle

Vier Unterlagengruppen der Übergabe

Gruppe

Recht und Register: Handelsregisterauszug, Gesellschaftsvertrag
Finanzen und Steuern: Bilanzen, Steuerbescheide
Verträge: Miet-, Lieferanten-, Kundenverträge
Personal: Arbeitsverträge, Lohnlisten

Typische Dokumente

Recht und Register: Handelsregister, Notar
Finanzen und Steuern: Steuerberater, Finanzamt
Verträge: eigene Ablage
Personal: Lohnbüro, Personalakte

Bezugsquelle

Recht und Register
Finanzen und Steuern
Verträge
Personal

Register- und Rechtsunterlagen

Ein aktueller Handelsregisterauszug zeigt, wer den Betrieb vertreten darf und welche Beteiligungen eingetragen sind. Er ist eine Momentaufnahme und verliert nach jeder Änderung seine Aussagekraft. Deshalb gehören der Gesellschaftsvertrag in gültiger Fassung, die Gesellschafterliste und die Beschlüsse über den Verkauf in dieselbe Mappe.

Bei Einzelunternehmen treten Gewerbeanmeldung, Handwerkskarte und behördliche Erlaubnisse an die Stelle der Registerunterlagen. Vollmachten und Zustimmungen von Ehepartnern oder Mitgesellschaftern sollten im Original vorliegen. Wer den Betrieb verpachtet hat, legt zusätzlich den Pachtvertrag und die Übergabeprotokolle der letzten Jahre vor. Ein fehlender Beschluss lässt sich nachfassen, verzögert aber den Beurkundungstermin.

Finanz- und Steuerunterlagen

Käufer prüfen zuerst die Zahlen. Dazu gehören Jahresabschlüsse und Bilanzen der letzten drei Geschäftsjahre, Gewinn- und Verlustrechnungen, Summen- und Saldenlisten sowie betriebswirtschaftliche Auswertungen. Das Anlagenverzeichnis zeigt Maschinen, Fahrzeuge und Abschreibungen, die Liste der offenen Posten die Forderungen und Verbindlichkeiten.

Buchführung, Bilanzierung und Aufbewahrung regelt das Handelsgesetzbuch mit den Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten, dessen Vorschriften für die vorgelegten Abschlüsse maßgeblich sind. Auch Steuerbescheide, Prüfungsberichte des Finanzamts und Umsatzsteuer-Voranmeldungen gehören in die Mappe. Bei schwankenden Erträgen hilft ein Zwischenabschluss zum Übergabestichtag, der als solcher gekennzeichnet wird. Der Kaufpreis wird meist aus diesen Unterlagen abgeleitet, sie sollten daher vollständig und widerspruchsfrei sein.

Verträge, Verbindlichkeiten und Personalakten

Verträge bestimmen, welche Rechte und Pflichten auf den Käufer übergehen. Prüfen Sie Laufzeiten, Kündigungsfristen und Sonderkündigungsrechte bei Miet- und Pachtverträgen, Leasing, Darlehen, Lieferanten- und Kundenverträgen, Wartungsverträgen, Lizenzen und Versicherungen. Gewerbliche Schutzrechte, Genehmigungen und Konzessionen gehören in die gleiche Liste.

Im Personalteil stehen Arbeitsverträge, Betriebsvereinbarungen, Lohn- und Gehaltslisten, Urlaubs- und Überstundenstände sowie Zusagen zur Betriebsrente. Bei einem Betriebsübergang geht das Arbeitsverhältnis auf den Erwerber über; § 613a BGB zur Unterrichtung der Beschäftigten verlangt eine schriftliche Information vor dem Übergang. Betriebsrentenzusagen und Altersteilzeitvereinbarungen binden den Käufer langfristig.

Wo Inhaber die Unterlagen bekommen

Die IHK stellt Merkblätter, Kaufvertragsmuster und Checklisten zur Unternehmensnachfolge bereit und bietet Sprechtage an. Die Steuerberaterkammer vermittelt Steuerberater und gibt Auskunft zur steuerlichen Gestaltung des Veräußerungsgewinns. Für Mitgliedsbetriebe sind diese Leistungen in der Regel kostenfrei.

Der Notar beurkundet den Kaufvertrag, meldet Änderungen zum Handelsregister an und verwahrt Vollmachten. Den Registerauszug ziehen Sie über das gemeinsame Registerportal der Länder. Einen Überblick über Förderprogramme und Beratungsangebote des Bundes bietet das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz; die KfW bündelt passende Finanzierungen.

Schritt für Schritt zur Übergabemappe

Unterlagenverzeichnis anlegen und jeder Position eine verantwortliche Person zuordnen.
Register- und Rechtsunterlagen beschaffen.
Finanzunterlagen der letzten drei Jahre mit dem Steuerberater abstimmen.
Verträge und Personalakten sichten, Fristen und Sonderrechte markieren.
Datenraum einrichten und Zugriffe für Käufer, Notar und Berater regeln.

Häufige Fragen

Reicht der Handelsregisterauszug als Nachweis?

Nein. Er belegt Vertretung und Beteiligungen, ersetzt aber weder Gesellschaftsvertrag noch Gesellschafterbeschlüsse über den Verkauf.

Welche Bilanzen muss ich vorlegen?

Üblich sind die Abschlüsse der letzten drei Geschäftsjahre. Bei starken Ertragsschwankungen hilft ein Zwischenabschluss zum Übergabestichtag, der als solcher gekennzeichnet wird.

Muss ich die Beschäftigten informieren?

Ja. Nach § 613a BGB geht das Arbeitsverhältnis auf den Erwerber über, und die Beschäftigten sind über Zeitpunkt und Folgen schriftlich zu unterrichten.

Wo bekomme ich Muster für den Kaufvertrag?

Merkblätter und Vertragsmuster halten IHK und Steuerberaterkammer bereit. Bei Anteils- oder Grundstücksverkäufen beurkundet der Notar.

Wie lange muss ich Unterlagen aufbewahren?

Nach den handelsrechtlichen Fristen sechs Jahre für Handelsbriefe, zehn Jahre für Bücher, Abschlüsse und Buchungsbelege.